5 thực trạng chuyển đổi số trong thời dịch bệnh Covid-19 và bài học cho các CIO

Quá trình số hóa “nặng nhọc” mà chúng ta đã trải qua trong năm 2020 có thể sẽ được nhắc đến như một trong những dấu ấn sâu đậm nhất về sức ảnh hưởng của đại dịch Covid-19 đối với nền kinh tế toàn cầu. Do nhu cầu về phát triển và mở rộng quy mô của quá trình chuyển đổi số, các giám đốc điều hành - đặc biệt là các CIO (Chief Information Officer - Giám đốc điều hành chiến lược và triển khai công nghệ thông tin) đang phải đối mặt với một số diễn biến thực tế mới mà họ hoàn toàn không thể lường trước được những rủi ro và cơ hội đan xen trong đó.

Vậy nên cách họ triển khai và áp dụng những chiến lược để hạn chế và giải quyết rủi ro được dự đoán là sẽ có tác động rất lớn đến sự thành công trong tương lai của doanh nghiệp. Nhưng điều quan trọng trước mắt là các CIO phải nhận ra sự thay đổi mới trong tình hình hiện này là gì và chấp nhận nó thì mới có thể đưa ra những chiến lược thông minh để biến những rủi ro thành cơ hội. Vậy đại dịch đã làm thay đổi những gì?

1. Nhà nhà người người đẩy nhanh chuyển đổi số

Theo một nghiên cứu của Twilio, chiến lược đẩy nhanh truyền thông số (Digital Communications Strategies) trong vài tháng giãn cách xã hội do đại dịch Covid-19 của các công ty đã tăng tốc bằng 6 năm gộp lại. Họ cũng nhận thấy rằng 80% ngân sách đã được đầu tư cho quá trình chuyển đổi số.

Công ty phân tích dữ liệu IDC đã dự đoán rằng chi phí dành cho ngành IT sẽ tăng lên 6,8 nghìn tỷ USD trong vòng hai năm tới. Động thái này là minh chứng rõ ràng chỉ ra “sự gấp gáp” trong yêu cầu chuyển đổi của các doanh nghiệp, đại dịch Covid-19 là chất xúc tác giúp họ nhận ra tầm quan trọng của chuyển đổi số và muốn thực hiện trong khoảng thời gian ngắn nhất có thể.

Những rào cản như các lợi thế cạnh tranh và sự chậm chễ trong việc đưa ra quyết định của các ban ngành lãnh đạo giờ đây đã không còn là trở ngại lớn với các CIO. Tình hình thực tiễn kinh tế chung này được coi là cơ hội để các CIO có thể thực hiện các kế hoạch chuyển đổi những dự án, kế hoạch đã bị các tổ chức, doanh nghiệp đình trệ, ngó lơ trong suốt nhiều năm qua, bao gồm cả quá trình chuyển đổi từ công nghệ cũ sang các công nghệ dựa trên điện toán đám mây.

Khi các CIO đang “vùi mình” trong quá trình phát triển chương trình số hóa, thì quá trình này đã và đang mở ra một thế giới mới, nơi mà đầy những cơ hội và thách thức cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói riêng và ngành IT nói chung. Giờ đây, ranh giới địa lý gần như là vô nghĩa, các nhà lãnh đạo sẽ tận dụng sự linh hoạt trong việc bố trí nhân sự ở bất cứ đâu họ cần và cho người lao động quyền tự do lựa chọn nơi họ sống và làm việc. Tất cả điều đó đều là nhờ việc áp dụng nhiều hơn các công nghệ điện toán đám mây.

2. Mọi việc đều có thể làm ở nhà

Trong thời đại 4.0, chúng ta không chỉ làm việc ở nhà mà còn có thể tham gia các lớp học hay mua sắm và thực hiện tất cả các thông tin liên lạc cần thiết mà chẳng cần phải di chuyển đến bất cứ đâu. Đã có rất nhiều công việc mà trước đây chúng ta đã nghĩ rằng chỉ có thể thực hiện được khi chúng ta bắt buộc có mặt tại đó thì nay có thể hoàn toàn được thực hiện từ xa.

Tất nhiên, việc người lao động càng làm ở nhà nhiều thì yêu cầu về tài nguyên băng thông với tốc độ ổn định ngày càng cao. Điều đó cũng đồng nghĩa với việc băng thông sẽ bị tính phí cao hơn. Giờ cao điểm sử dụng internet theo như khảo sát là vào buổi tối, nhưng với việc doanh nghiệp áp dụng mô hình làm việc từ xa (Work from Home) kể từ sau khi đại dịch lên đến đỉnh điểm thì điều đó có nghĩa nhân viên của họ đều ở nhà và sử dụng mạng Internet 24/7. Yêu cầu được đề ra đó là kết nối Wi-Fi phải được duy trì ổn định để việc phát trực tuyến không bị gián đoạn và dùng được cùng lúc nhiều ứng dụng trong suốt nhiều giờ làm việc của nhân viên.

Các doanh nghiệp phải trang bị cho nhân viên - những người đã và đang làm việc từ xa công nghệ và băng thông mà họ cần để đảm bảo năng suất và hiệu quả công việc. Phân bổ ngân sách để nâng cấp mạng gia đình của nhân viên lên băng thông cao cấp hơn bởi không có gì rắc rối hơn việc băng thông bị giật trên Zoom khi nhân viên đang cố gắng hỗ trợ khách hàng!

3. Rủi ro luôn đến từ những điều mới

Việc chuyển đổi sang công nghệ điện toán đám mây và làm việc từ xa đã yêu cầu chúng ta buộc phải có những biện pháp quản lý môi trường có mức độ đe dọa cao về an ninh này mỗi khi nhân viên kích hoạt máy tính xách tay hoặc điện thoại di động sử dụng dữ liệu của công ty hoặc tài nguyên trên đám mây.

Các hoạt động tấn công phi kỹ thuật (Social Engineering - kỹ thuật tác động đến con người để đánh cắp thông tin hoặc nhằm đạt được một mục đích mong muốn) và tấn công giả mạo (phishing ploys - hình thức tấn công mạng mà kẻ tấn công giả mạo thành một đơn vị uy tín để lừa đảo người dùng cung cấp thông tin cá nhân) đặc biệt là những hoạt động sử dụng chiêu trò liên quan đến Covid-19 đã và đang ngày một gia tăng. Điều đó có nghĩa là bảo mật mạng gia đình cần được nằm trong tầm bảo vệ của ngành IT và việc quét mã bảo mật theo thời gian thực (Real-time Security Scanning) với phản hồi ngay tức thì cũng như khắc phục hệ thống, cơ sở hạ tầng là điều hoàn toàn cần thiết.

Xác thực đa yếu tố (Multifactor authentication) là vấn đề cấp thiết cần được ưu tiên, cũng như việc thông báo và đào tạo cho nhân viên biết cách xử lý các mối đe dọa về an ninh mạng khi chúng có thể phát sinh. Doanh nghiệp đã không còn có thể ngó lơ những vấn đề về an ninh nữa, họ nhận ra rằng ngay từ khi bắt đầu quá trình chuyển đổi số nó đã là vấn đề thiết yếu và không thể được tách rời khỏi các công cụ sandbox (công nghệ giúp bảo vệ máy tính tránh được các nguy cơ bị phần mềm độc hại thâm nhập) vì khi quá trình chuyển đổi số bắt đầu, nó sẽ ngay lập tức trở thành “con mồi” cho các cuộc tấn công mạng.

4. Phản ứng nhanh nhạy với các sự cố

Đối với các tổ chức, doanh nghiệp có lực lượng khách hàng phân bổ đều trên khắp thế giới, việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng bằng cách phân tán nguồn nhân lực mang lại cho họ cả thách thức và cơ hội. Các cuộc gọi kết nối để hỗ trợ khắc phục sự cố từ xa, khiến việc hỗ trợ khách hàng phức tạp hơn bao giờ hết. Điều này yêu cầu doanh nghiệp cần có các quy trình quản lý sự cố nhiều bước và đôi khi yêu cầu các doanh nghiệp phải sử dụng nguồn lực nhân viên hùng hậu ở nhiều vị trí, địa điểm khác nhau để giải quyết các vấn đề của khách hàng.

Bên cạnh những thách thức thì nó cũng mang lại cho doanh nghiệp cơ hội để đưa nhân viên đến gần với khách hàng hơn. Không còn bị ràng buộc bởi những quy định truyền thống như yêu cầu nhân viên phải có mặt tại văn phòng công ty. Giờ đây nhân viên đã có thể làm việc linh hoạt và năng suất hơn, bằng việc sử dụng các công nghệ hỗ trợ tận nơi khi cần thiết để phục vụ nhu cầu của khách hàng.

Các doanh nghiệp đã hỗ trợ nhóm (team) của mình cũng như các đối tác bằng việc cung cấp dữ liệu và công cụ khi họ cần để sáng tạo nên các sản phẩm và dịch vụ nhằm mang đến những trải nghiệm tuyệt vời dành cho khách hàng hơn ở mỗi giai đoạn trong hành trình của khách hàng (customer Journey - quá trình mà một khách hàng tương tác với công ty để đạt được mục tiêu nào đó).

5. Thu hẹp sự khác biệt và trân trọng nhân tố con người

Thời kỳ trước khi đại dịch Covid-19 diễn ra, tất cả chúng ta đang phải vật lộn như thế nào trong việc thu hẹp khoảng cách năng lực (talent gap)? Khoảng cách năng lực là tình trạng nhân viên thiếu các kỹ năng cần thiết để hoàn thành một mục tiêu cụ thể, vì vậy khó đạt được thành công. Mặc dù vấn đề đó thường hay bị coi là nhỏ nhặt, nhưng nó vẫn tồn tại như ngọn lửa âm ỉ trong bộ máy doanh nghiệp. Nó không hề biến mất hoàn toàn và rất có thể sẽ bùng lên thành trở ngại bất cứ khi nào. Loại bỏ khoảng cách trong năng lực sẽ giúp tăng nhận thức của nhân viên về nhu cầu học tập của họ và phá bỏ những trở ngại trong việc học các kỹ năng mới.

Các nhà lãnh đạo đã và đang làm gì để tạo nên sự tín nhiệm trong đội ngũ nhân viên?

Maya Angelou, một nhà thơ, tác giả và diễn viên người Mỹ đã từng nói: “Vào cuối ngày, mọi người sẽ không nhớ bạn đã nói hoặc làm gì. Họ sẽ chỉ nhớ bạn đã khiến họ cảm thấy như thế nào”. Trên thực tế, điều này đặc biệt đúng với các nhân viên khi họ đang cảm thấy căng thẳng và quá tải.

Hơn bao giờ hết, chúng ta cần nhớ rằng nhân viên không chỉ quan trọng vì vai trò công việc của họ, các nhà lãnh đạo không những cần tập trung vào việc làm thế nào để họ làm việc hiệu quả hơn mà còn là làm thế nào để họ cảm thấy họ được trân trọng và được đánh giá cao hơn.

Mỗi khi đưa ra quyết định, hãy luôn cân nhắc và ưu tiên yếu tố “con người”, hãy hỗ trợ nhiều nhất có thể và hãy kết nối các nhân viên với nhau. Xây dựng những cuộc thảo luận nhỏ bằng việc sử dụng công nghệ và truyền thông nhằm gia tăng sự kết nối và thấu hiểu giữa các nhân viên trong công ty.

Các nhà lãnh đạo hãy đối xử với nhân viên của mình bằng tất cả sự đồng cảm và lòng trắc ẩn, tạo cho họ động lực muốn tiến lên phía trước, cảm giác gắn bó và cuối cùng là lòng trung thành. Điều này là yếu tố cốt lõi và vô cùng quý giá đối với sự thành công của một tổ chức.

Đôi khi, các nhà lãnh đạo và quản lý IT dễ dàng bị cuốn vào sự bận rộn trong việc tập trung vào những thách thức và giải pháp công nghệ mà ít chú ý đến nhân tố con người. Bằng cách tìm hiểu những thực tế mới với sự đồng cảm và coi con người làm trung tâm, các CIO có thể thành công hơn trong việc định hướng tổ chức đến với chuyển đổi số.

Theo Viettimes